Propratno pismo (PP) je dokument koji prati vasu biografiju tj. CV, kada aplicirate za posao. Za studentske potrebe uglavnom se trazi tzv. Statement of Purpose. PP je veoma kratko (200-250 reci), sa veoma striktnom strukturom i ima formu pisma. Cilj propratnog pisma je da uvede u vas CV, da ukaze na neke vase aktivnosti koje bi mogle da pomognu vasu aplikaciju a nisu predstavljene u pravom svetlu u vasem CV-u. Ukratko, cilj PP-a je da odgovori na pitanje poslodavca: Zasto bih trebao da zaposlim ovu osobu?

Forma. Forma je ista kao i poslovno pismo: vasa adresa i kontakt informacije dolaze ispod vaseg imena, u desnom gornjem uglu stranice. Ispod toga sa leve strane napisite ime osobe kojoj pisete, kao i njenu funkciju i organizaciju u kojoj radi. Mnogo je lakse ukoliko znate ime osobe kojoj pisete. Trebate adresirati pismo direktno toj osobi. Ukoliko nemate ime osobe, pokusajte da ga nadete, okrenite neki telefon, probajte e-mailom, u slucaju da ime osobe nije dato u zvanicnom oglasu. Ispod adrese primaoca u desnom uglu stavite datum pisanja pisma. Najbolje je da napisete puno ime meseca kada pisete pismo, a godinu napisite sa cetiri cifre. Ispred datuma mozete staviti mesto pisanja, recimo Nis, 1 decembar 2001.godine
Ako znate ime osobe kojoj pisete, pocnite sa Postovani gospodine ili gospodjo, odnosno ukoliko pisete na engleskom Dear MR, Ms, Mrs, ili Dr (Doctor), bez tacke iza skracenica, a sa zapetom (Dear Dr Smith,). U ovom slucaju trebate zavrsiti pismo sa pozdravom Your sincerely. Ukoliko ne znate ime, pocnite sa Dear Sirs, or Dear Sir or Madam a zavrsite sa Yours faithfully. U Americkoj poslovnoj korespodenciji, Yours trully je prihvatljivo u oba slucaja. Ne pocinjite pismo sa velikim slovom jer ono sledi zarez posle pozdrava. Na nasem jeziku su prethodni pozdravi malo bespredmetni pa biste mogli da zavrsite pismo recima "Sa postovanjem" ili nekim drugim pozdravom.

Stuktura. Idealno PP ne treba da ima vise od cetiri paragrafa. Cilj prvog je da naglasi za sta aplicirate i gde ste dobili informacije o poslu. Poslednji naglasava vasu spremnost za intervju, dajuci sugestiju vase konkretne namere.
U drugom paragrafu treba navesti kvalifikacije koje posedujete i tzv. skills-e (presentation, communication, negotiation skills…) koje vas cine pravom osobom za taj posao. Pazljivo procitajte oglas, odredite potrebne kvalifikacije i proverite jos jednom da li ste vi prava osoba za taj posao. Nemojte samo navesti da ih posedujete, navedite obrazlozenje.. Najbolji nacin je da pocnete sa vasim prethodnim iskustvom i kako ste razvili kvalifikacije i skillse koje posedujete. Isto, kao i u CV-u, rezultat treba da bude da ste vi nezavisna, kreativna osoba koja zna da preuzme inicijativu i odgovornost. Ukratko, drugi paragraf treba da pokaze da ste dobri za taj posao.
Treci paragraf pokazuje zasto zelite taj posao. Treba da pokazete zasto zelite da dobijete znanja koja pruza taj posao. Treba da ostavite utisak da Vi mozete pruziti poseban doprinos konkretnoj organizaciji, a da zauzvrat dobijate odredjenu satisfakciju.
Posle cetvrtog paragrafa ostavite nekoliko blanko redova, isto kao sto treba uraditi i na pocetku, posle pozdrava Postovani gospodine odnosno Dear Sir. Ne zaboravite da ostavite prazan prostor za vase ime i prezime i da se potpisete hemijskom olovkom. Nikako nemojte ostaviti samo odstampano vase ime i prezime.

Takodje treba navesti i ukoliko imate jos neki dokument u vasem pismu. Ukoliko imate samo CV uz propratno pismo onda samo napisite ispod zadnjeg paragrafa "curiculum vitae" na kraju pisma. Odstampajte propratno pismo na belom A4 papiru, istom kao i vas CV, i stavite u odgovarajucu kovertu. Nije preporucljivo stampanje na papirima druge boje osim bele i upotrebljavanje drugih boja slova osim crne. ukoliko saljete dokumente e-mailom trazite potvrdu da su oni stigli. Sacekajte najmanje dve nedelje od dana slanja ili od kraja deadline-a pre pisanja poruke ukoliko niste dobili nikakav odgovor.


Izvor: Informativni centar INFOSTUD, http://infostud.com/info/propratno_pismo.php#1